Reseña de Xero: sistema de contabilidad y teneduría de libros en línea

Xeroes un sistema de contabilidad y teneduría de libros en línea de servicio completo que atiende a autónomos, emprendedores individuales y propietarios de pequeñas y medianas empresas. Sus herramientas de contabilidad fáciles de usar lo convierten en una solución sencilla para las personas que no pueden permitirse contratar a un equipo de contabilidad interno para realizar un seguimiento de las finanzas corporativas.

Xero se promociona como una alternativa a QuickBooks. Comparte muchas de las mismas funciones, incluida la integración de cuentas bancarias, facturación y seguimiento de gastos, servicios de nómina y seguimiento de impuestos. Al igual que QuickBooks, también está dirigido a profesionales de contabilidad y teneduría de libros, y ofrece incentivos generosos que permiten a los profesionales independientes hacer crecer sus propios negocios.

Por supuesto, Xero no es la única opción de software de contabilidad en línea para pequeñas y medianas empresas. Además de QuickBooks, la plataforma compite con alternativas como FreshBooks, Kashoo, Zoho Books, Brightbook y Wave, así como con herramientas de contabilidad y programación en línea como Simplifythis.

Características principales Planes

Las características de Xero varían según el plan.

Todos los planes de Xero permiten una cantidad ilimitada de usuarios y vienen con una prueba gratuita de 30 días. Una vez finalizada la prueba, deberá ingresar la información de su tarjeta de crédito para continuar con su suscripción. A partir de entonces, se le facturará todos los meses en la fecha del calendario de su suscripción original, a menos que cancele.

1. Plan de inicio

El plan Starter cuesta $9 por mes. A diferencia de todos los demás planes, Starter no incluye facturación ilimitada, pago y seguimiento de facturas ni conciliación de transacciones bancarias. En cambio, está limitado a 5 facturas, 5 recibos y 20 transacciones bancarias conciliadas por mes. Estas limitaciones significan que Starter no es adecuado para empresas que envían facturas con frecuencia o realizan múltiples transacciones de cuenta cada mes.

• FacturaciónEl sistema de facturación de Xero le permite diseñar y enviar plantillas de facturas personalizadas, que pueden configurarse para que se repitan de forma semanal, mensual, trimestral o anual. La plataforma le notifica cuando un cliente ve una factura por primera vez y cuando se recibe un pago, y actualiza automáticamente su cuenta para reflejar el pago. Es importante destacar que Xero ofrece el pago con un solo clic en cada factura: los clientes simplemente hacen clic en un enlace en su factura e ingresan la información de la tarjeta de crédito o PayPal.
• Ingreso y pago de facturasXero acepta facturas directamente de los proveedores mediante una función similar a un sistema de pago de facturas de cuentas bancarias. Es fácil enviar pagos mediante PayPal, una tarjeta de crédito o una transferencia bancaria. Si necesita pagar a varios proveedores al mismo tiempo, Xero también ofrece una función de pago por lotes. Las facturas pagadas se archivan automáticamente y se reflejan en su cuenta.
• Integración y categorización automática de cuentas bancariasPuede integrar cualquier cuenta bancaria de uso comercial con su cuenta de Xero para importar automáticamente los estados de cuenta. Xero le permite crear categorías de ingresos y gastos y agregar transacciones específicas a cada una. Tenga en cuenta que debe categorizar manualmente las transacciones individuales.
• Conciliación de transacciones bancariasXero le permite conciliar las transacciones realizadas en una cuenta bancaria integrada con el saldo de su cuenta de Xero. Simplemente busque la transacción en su estado de cuenta bancaria, cree una descripción de la transacción en su cuenta de Xero y haga clic en "Aceptar" para conciliar. La conciliación periódica de las transacciones es fundamental para mantener sus libros de Xero precisos y puntuales.
• Acceso para Contadores y Tenedores de LibrosSi tienes un contable o contador, puedes darle permisos de cuenta. Esto es ideal si quieres que un profesional revise tu trabajo.
• Servicio al cliente 24 horas al día, 7 días a la semanaXero cuenta con un servicio de atención al cliente disponible las 24 horas, que incluye un chat en vivo en el sitio y tickets de soporte por correo electrónico, aunque no cuenta con soporte telefónico. Los tiempos de respuesta del chat en vivo son casi instantáneos y las consultas por correo electrónico suelen generar una respuesta en el plazo de un día hábil. Xero también cuenta con una extensa base de datos de ayuda en el sitio con tutoriales detallados escritos y en video.
• Conversión de QuickBooksSi ya es usuario de QuickBooks, Xero le permite cargar todos sus archivos y datos contables de QuickBooks existentes en su nueva cuenta. El proceso demora aproximadamente tres horas y solo debe realizarse una vez.
• Importación de datosSi utiliza un software de contabilidad que no sea QuickBooks, puede importar datos existentes en formato CSV, Excel o Sheets. Puede hacerlo de forma continua.
• Preparación de documentos fiscalesXero le permite crear formularios W-2 y 1099 para empleados y contratistas. También cuenta con un sistema de clasificación de proveedores que le ayuda a determinar si debe clasificar a alguien como empleado o contratista. Además, Xero ofrece una serie de informes de fin de año relevantes, incluidos estados de ganancias y pérdidas, resúmenes de efectivo y calculadoras de impuestos.
• Exportación de datos fiscalesSi usted mismo prepara sus impuestos, puede exportar todos los datos relacionados con los impuestos a TaxAct. De lo contrario, puede exportarlos a Intuit Lacerte o CCH ProSystem fx Engagement, ambos diseñados para que los utilicen profesionales de impuestos.
• Seguimiento financiero en múltiples ubicacionesSi su empresa tiene más de una sucursal física, puede segmentar sus transacciones, facturas, recibos e informes por ubicación. Esto resulta útil para realizar un seguimiento de los ingresos, los costos y la rentabilidad general en cada ubicación.
• Copia de seguridad automática de datosXero realiza automáticamente una copia de seguridad de todos los datos ingresados ​​y cargados.
• Aplicaciones móviles gratuitasXero ofrece aplicaciones gratuitas para iOS y Android con las mismas características y funcionalidades básicas que la versión de escritorio del software.

2. Plan estándar

Por $30 al mes, este plan incluye todas las características que vienen con el Plan Inicial, más lo siguiente:

• Nómina para 5 empleadosPara la mayoría de las empresas de EE. UU., Xero ofrece servicios de nómina para hasta 5 empleados. Las opciones de pago incluyen depósitos directos y cheques en papel. Según Xero, algunos servicios de nómina están disponibles para empresas con sede en Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Florida, Georgia, Hawái, Illinois, Indiana, Kentucky, Luisiana, Maryland, Michigan, Minnesota, Misisipi, Nebraska, Nevada, Nueva Hampshire, Nueva Jersey, Nuevo México, Nueva York, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Ohio, Oklahoma, Pensilvania, Carolina del Sur, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Utah, Virginia, Washington, Wisconsin y Wyoming. La disponibilidad de servicios de nómina electrónica, incluido el depósito directo, puede ser más limitada, aunque Xero agrega constantemente nuevos estados.
• Expediente electrónico y pago electrónicoXero permite a muchas empresas estadounidenses realizar un seguimiento, presentar electrónicamente y pagar electrónicamente los impuestos sobre la nómina de todos los empleados. Según Xero, esta función está disponible en California, Florida, Illinois, Nueva Jersey, Nueva York, Pensilvania, Texas, Utah y Virginia.

3. Plan Premium

Por $70 al mes, este plan incluye todas las características del Plan Estándar, más la nómina de 10 empleados en los estados enumerados anteriormente, además de lo siguiente:

• Funcionalidad multidivisaEl plan Premium admite contabilidad, facturación, cálculos de cambio de divisas y otras funciones clave en al menos 160 monedas. Esto es ideal si hace negocios en varios países o acepta pagos en línea en varias monedas. Sin embargo, Xero no admite cálculos de impuestos extranjeros, por lo que no puede ayudarlo si necesita presentar impuestos en un país extranjero.

Para las empresas con nóminas más grandes, Xero ofrece dos planes adicionales que son idénticos al Plan Premium, con la excepción del tamaño de la nómina:

• Prima 20:Este plan duplica la nómina máxima del plan Premium estándar, hasta 20 empleados. Cuesta $90 por mes o $20 adicionales por mes.
• Prima 100:Este plan permite la nómina de 100 empleados por un costo adicional de $110 por mes ($180 en total por mes). Tiene la opción de agregar empleados de nómina adicionales por $2 por empleado, por mes, hasta un máximo de 200 empleados por mes.

Ventajas

1. Se aceptan pagos con PayPal y tarjeta de crédito
El sistema de facturación de Xero acepta pagos directos de los clientes a través de PayPal y tarjetas de crédito. Esto simplifica considerablemente el proceso de pago, acorta el tiempo promedio que tardan los clientes en pagar y reduce la probabilidad de que una factura pase desapercibida. Algunas plataformas de software de la competencia no aceptan pagos directos.

2. Ofrece herramientas para profesionales de la contabilidad y la teneduría de libros.
Xero cuenta con un atractivo programa de socios para contables y tenedores de libros profesionales. Se espera que los socios vendan suscripciones de Xero a empresarios individuales y propietarios de pequeñas y medianas empresas. A cambio, obtienen suscripciones gratuitas de Xero para administrar sus propias finanzas, soporte de marketing, un administrador de cuentas de Xero dedicado, una parte variable de las tarifas mensuales de las suscripciones que venden y software de gestión de la práctica. El programa de socios es potencialmente lucrativo para los contables y tenedores de libros independientes que, de lo contrario, podrían tener dificultades para conectarse con los clientes.

3. Se integra con cientos de aplicaciones de terceros
Xero se integra perfectamente con más de 300 aplicaciones de terceros, incluidas ADP (subcontratación de nóminas, recursos humanos y cumplimiento normativo), SquareSpace (servicios de comercio electrónico) y BodeTree (financiación de pequeñas empresas). Por el contrario, Zoho Books solo se integra con un puñado de aplicaciones, en su mayoría conocidas, la mayoría de las cuales se centran en el procesamiento de pagos y documentos fiscales. Wave no se integra con aplicaciones externas, aunque sí desarrolla un puñado de aplicaciones útiles de forma interna.

4. Prueba gratuita de 30 días
La prueba gratuita de 30 días ofrece una amplia oportunidad para probar la gama completa de funciones de Xero. El período de prueba es más del doble de largo que el de 14 días de FreshBooks y no está acompañado por los persistentes intentos de venta adicional de esa plataforma.

5. No es necesario pagar por el servicio de atención al cliente
Xero no cobra a los suscriptores por utilizar su sistema de atención al cliente y soporte, independientemente de la naturaleza de sus consultas o de cuánta ayuda necesiten. En comparación, Wave y Zoho Books cobran por cada incidente de soporte al cliente o exigen a los clientes que actualicen su plan a un precio más alto para acceder al soporte.

Desventajas

1. No hay versión gratuita ni descuento a largo plazo
Si bien Xero viene con una versión de prueba gratuita prolongada, no tiene una versión totalmente gratuita. Esto supone una desventaja importante con respecto a FreshBooks, que tiene una versión gratuita limitada, y una desventaja importante con respecto a Wave y Brightbook, que son completamente gratuitas.

Xero también ha eliminado su descuento a largo plazo, que en su día reducía los costes mensuales de los planes en más de un 30 % en los contratos de seis meses o más. Más allá de la prueba gratuita y las promociones periódicas dirigidas a grupos de compradores específicos, no hay forma de obtener un descuento en ningún plan de Xero.

2. El plan más económico es muy limitado
El plan básico de bajo precio de Xero parece más una forma de atraer clientes que una opción legítima para las necesidades de contabilidad a largo plazo. Con asignaciones mensuales para solo 5 facturas, 5 recibos y 20 transacciones de cuentas bancarias conciliadas, solo es adecuado para autónomos y emprendedores individuales sin grandes necesidades de contabilidad. El plan más económico de Kashoo incluye todas las funciones principales, al igual que el plan gratuito de Wave.

3. La facturación multidivisa es costosa
Si bien Xero le permite facturar en varias monedas, el plan más económico que lo permite cuesta $70 por mes. Por el contrario, todos los planes de FreshBooks, incluida la versión gratuita, le permiten facturar en varias monedas y convertir automáticamente desde su moneda local a las tasas actuales.

4. La funcionalidad completa de nómina no está disponible en todas partes
La funcionalidad de nómina de Xero agrega valor a sus planes de mayor precio, pero la oferta está seriamente limitada por la geografía. A mediados de 2018, los servicios de nómina electrónica de Xero solo estaban disponibles en un puñado de estados, y algunos de los que no lo tenían no tenían ninguna opción de nómina. Si no vive en un estado cubierto, debe invertir en una aplicación complementaria, como ADP, o puede pagar por un sistema de nómina independiente, como QuickBooks Payroll.

5. Los mensajes del chat en vivo son agresivos
El sitio web de Xero es, en general, agradable y fácil de usar, pero los mensajes de chat son tan persistentes que resultan molestos. A los pocos minutos de navegar por cualquier página del sitio, aparece una ventana emergente de chat en vivo, acompañada de un sonido agudo y repetitivo. Es posible que desee silenciar por completo el volumen de su computadora mientras navega por Xero.

Palabra final

Si no está seguro de qué software de contabilidad utilizar para su negocio autónomo o para su pequeña o mediana empresa, lo mejor que puede hacer es dejar de lado las similitudes que comparten muchas plataformas y buscar los factores diferenciadores que se adapten directamente a sus necesidades. Con un software de contabilidad potente y asequible como base, no hay forma de saber hasta dónde puede llegar su empresa.

¿Usas?Xero¿Cómo gestionar las necesidades contables de su empresa?

Relacionado:

• Freshbooks vs. Quickbooks: ¿cuál es el mejor software de contabilidad en línea?
• Los 8 mejores servicios de contabilidad en línea en 2025
• Las mejores cuentas bancarias para autónomos, trabajadores independientes y trabajadores por cuenta propia
• Revisión fiscal ideal: soluciones para problemas fiscales graves con el IRS
• 10 preguntas que debe hacer al elegir un proveedor de nóminas para su empresa