Cómo hacer un presupuesto en Google Sheets – Crear una hoja de cálculo financiero
Sólo el 28% de los estadounidenses tienen un plan financiero escrito, según Índice de riqueza moderna de Charles Schwab de 2019Estudio. Quienes tienen un plan escrito están en una situación financiera mucho mejor que sus pares que no lo tienen. De los “planificadores”, el 78% dice que paga sus facturas a tiempo y ahorra dinero cada mes. Un preocupante 38% de los “no planificadores” puede decir lo mismo.
Las estadísticas siguen en esa línea. Entre los planificadores, el 68% mantiene un Fondo de emergencia, en comparación con el 26% de los que no planifican. El 74% de los que planifican destinan una parte de sus ingresos a ahorros cada mes, en comparación con el 25% de los que no planifican. Y el 56% de los que planifican se sienten “muy seguros” de alcanzar sus objetivos financieros, frente al 17% de los que no planifican.
Schwab continúa enumerando muchas más disparidades financieras entre quienes planifican su presupuesto y su futuro financiero y quienes no lo hacen. Pero ya se entiende la idea: si desea generar riqueza, necesita un plan escrito.bpresupuestoy plan financiero.
Cómo crear un presupuesto en Hojas de cálculo de Google
La elaboración de un presupuesto no requiere mucho tiempo, ni al principio ni mensualmente. No es una ciencia exacta y los únicos conocimientos matemáticos necesarios son de nivel de segundo grado.
En otras palabras, no te estreses por escribir tu propio presupuesto.
Nadie dice que tengas que crear un presupuesto tradicional con una hoja de cálculo. Si te comprometes a hacerlo y no te gustan los resultados, siempre puedes probar tácticas presupuestarias alternativas. Pero, según mi experiencia, este método crea una claridad sencilla al permitirte ver todos tus gastos e ingresos mensuales en una sola página.
Puedes crear un presupuesto en Google Sheets desde cero o puedes usar la plantilla que te proporcionamos a continuación. Sin embargo, antes de hacerlo, es importante que comprendas por qué organicé mi plantilla de la manera en que lo hice, ya que adopto un enfoque diferente al de muchos expertos en finanzas personales. Así que no saltes al final para descargar la plantilla.
Lo más importante es que los presupuestos deben empezar de forma sencilla y solo ir agregándoles complejidad según sea necesario. Es una de las razones por las que los Pasos para bebés de Dave Ramsey son tan eficaces para la persona promedio: son simples y fáciles de entender.
Cómo formatear su presupuesto
Comience con cuatro secciones generales en su presupuesto: ingresos, ahorros, gastos y progreso de objetivos a largo plazo.
Para las secciones de ingresos, ahorros y gastos, incluya tres columnas al lado de cada partida. Comience con el monto planificado, luego indique el monto real que gasta y, por último, la diferencia entre los dos.
Solo tienes que introducir el importe planificado en la plantilla una vez y puedes configurar la plantilla para que calcule automáticamente la diferencia. De este modo, solo tienes que introducir los números de la columna "real" cada mes para ver tu rendimiento.
Para calcular automáticamente la diferencia entre los dos números, reste el número planificado del número real. Verá esto en mi plantilla, a modo de ejemplo.
En la parte inferior de cada una de estas secciones, agregue los totales. Puede usar la función Suma para sumar automáticamente cada columna. Solo ingrese “=Sum(” y luego resalte las celdas que desea sumar.
Al mismo tiempo, la parte más simple y la más compleja involucran tu progreso a largo plazo. Personalmente tengo tres números que sigo (y te recomiendo que los sigas), aunque es posible que también tengas objetivos adicionales. Todos los meses, mido mi tasa de ahorro, mi patrimonio neto invertible y mi índice de independencia financiera (también llamado índice FIRE). El índice FI significa índice de “independencia financiera” y suena más complejo de lo que es. Simplemente se refiere al porcentaje de tus gastos de vida que puedes cubrir con tus ingresos provenientes de inversiones. Con un índice FI del 100%, alcanzas la independencia financiera, trabajar se vuelve opcional y puedes jubilarte si lo deseas.
Presupuesto de ingresos
Documentar sus ingresos tiende a ser fácil porque probablemente sólo tenga unas pocas fuentes de ingresos.
Es probable que su principal fuente de ingresos sea un trabajo o un trabajo temporal. Indíquelo primero y, si está casado y su cónyuge trabaja, agregue una segunda línea para sus ingresos. Incluya únicamente sus ingresos después de impuestos para que las cifras sean prácticas y realistas.
Si tiene un trabajo secundario, incluya eso en la siguiente línea o líneas si tiene más de un trabajo secundario.
Por último, están los ingresos por inversiones, que incluyen fuentes de ingresos pasivos como dividendos de acciones, pagos de bonos, flujo de efectivo neto de propiedades en alquiler e ingresos por inversiones inmobiliarias indirectas.
El objetivo financiero final es generar suficientes ingresos pasivos para poder jubilarse. Una vez que alcance la independencia financiera, independientemente de su edad, puede optar por seguir trabajando o puede marcharse en un momento de gloria y dedicarse a otra cosa con su vida.
Sume sus ingresos en la parte inferior de la columna utilizando la función Suma.
Como reflexión final, recomiendo incluir solo cuatro semanas de ingresos netos de impuestos de su trabajo principal. La mayoría de las personas cobran semanalmente o quincenalmente, no mensualmente, por lo que en un mes determinado solo puede contar con cuatro semanas de ingresos. Ocasionalmente, recibe un cheque de pago "adicional", pero no puede contar con eso en su presupuesto mensual.
Presupuesto de ahorro
La siguiente sección cubre sus ahorros. “Ahorros” en este contexto incluye ahorros en efectivo para su fondo de emergencia, inversiones y dinero extra canalizado para pagar deudas con intereses altos.
Comience por establecer una tasa de ahorro objetivo: el porcentaje de sus ingresos netos de impuestos que destina a objetivos financieros a largo plazo, en lugar de a gastos. Si gana $4000 por mes después de impuestos y desea reservar $1000 para alcanzar sus objetivos, entonces tendrá una tasa de ahorro objetivo del 25 %.
Escriba su tasa de ahorro objetivo y luego convierta esa tasa en una cantidad en dólares que planea ahorrar cada mes e inclúyala también en su presupuesto.
A continuación, haz una lista de los destinos a los que destinarás ese dinero ahorrado. Si no tienes nada reservado para un fondo de emergencia, considera priorizar eso primero y crear al menos $1000 en ahorros en efectivo. O, si tienes deudas de tarjetas de crédito que acumulaste de meses anteriores, saldarlas puede ser tu máxima prioridad.
Además de pagar deudas no garantizadas, otros destinos potenciales podrían incluir su cuenta de corretaje, IRA, Roth IRA, 401(k), plan 529 o ESA, o cualquier otra cantidad de cuentas de inversión.
La forma en que priorice sus objetivos dependerá de sus finanzas personales y de sus objetivos financieros a largo plazo. Sin embargo, para fines presupuestarios, comience simplemente por asegurarse de no gastar de más cada mes y luego vaya aumentando su tasa de ahorro.
Presupuesto de gastos
Los gastos se vuelven más complejos porque hay muchos más para enumerar.
Mi método de clasificación de gastos es ligeramente diferente al de la mayoría. En mi presupuesto, enumero todos los gastos que no son estrictamente obligatorios cada mes en la categoría de gastos discrecionales. Eso incluye gastos como ropa, productos de cuidado personal como cremas hidratantes y aparatos electrónicos.
Esto irrita a mucha gente, que responde indignada que necesita ropa para sobrevivir. ¿Y quién puede vivir en el mundo actual sin un teléfono inteligente?
Recomiendo presupuestar de esta manera por una sencilla razón: el riesgo no es que te mueras de frío o que te quedes sin teléfono inteligente, sino que gastes de más en esos gastos.
Al enumerarlos como discrecionales, te recuerda que no necesitas el último modelo de iPhone el día que sale al mercado ni una chaqueta Prada nueva. Puedes optar por gastar tu dinero en estas cosas si quieres, y tienes todo el derecho a hacerlo. Pero no te engañes clasificando estos gastos opcionales como obligatorios.
Alojamiento
Ya sabes cuál es el pago mensual de tu alquiler o hipoteca, así que inclúyelo primero. Si eres inquilino, puedes detenerte allí.
Si es propietario de su vivienda, sus gastos de vivienda no terminan con el pago de la hipoteca. Si su prestamista hipotecario no realiza un depósito en garantía para el seguro de propietarios y los impuestos sobre la propiedad, asegúrese de incluirlos en líneas separadas. Estos entran en la categoría de Gastos irregulares si no están incluidos en el pago mensual de su hipoteca, así que canalice este dinero a su cuenta de Gastos irregulares (más sobre esto más adelante). Considere también ponerse en contacto con su prestamista hipotecario para comenzar a realizar un depósito en garantía para estos gastos y automatizarlos.
Los propietarios de viviendas también deben presupuestar el mantenimiento y las reparaciones. Recomiendo reservar entre el 5% y el 10% del pago mensual de la hipoteca para estos gastos irregulares, pero inevitables.
Para regularizar su presupuesto, considere cambiar a un pago quincenal de la hipoteca. Para la mayoría de nosotros, eso refleja mejor cómo nos pagan y hace que sea más fácil hacer un presupuesto. Si desea pagar su hipoteca más rápido sin notar mucha diferencia, establezca su pago quincenal como la mitad de su pago hipotecario mensual. Terminará pagando el equivalente a un pago mensual adicional cada año.
Transporte
El segundo gasto más grande para la mayoría de los estadounidenses es el transporte.
Si tiene un automóvil y tiene un préstamo, incluya primero el pago mensual del préstamo. Luego incluya el seguro del automóvil y, si lo paga anualmente o semestralmente, márquelo como un gasto no mensual. Transfiera el monto del presupuesto mensual directamente a su cuenta de Gastos irregulares.
Lo mismo ocurre con el mantenimiento del coche: entra en la categoría de gastos irregulares pero inevitables para los propietarios de automóviles.
Por último, enumera los gastos de combustible y estacionamiento.
Si realmente quieres ahorrar dinero, piensa en deshacerte de un coche. Con todos los gastos incluidos, los costes medios de poseer, mantener y conducir un coche suman casi 9.300 dólares al año, según la AAA. Explora opciones que van desde caminar y andar en bicicleta, transporte público, servicios de transporte compartido como Uber y Lyft, servicios de coche compartido como Zipcar y compartir el coche con compañeros de trabajo. Mi mujer y yo nos mudamos a propósito a una casa en la que podemos ir andando, en bicicleta y en Uber a todos lados, y gracias a ello ahorramos una enorme cantidad de dinero cada año.
Comestibles
Demasiadas personas modifican sus presupuestos estableciendo una categoría de “Comida” en lugar de una categoría de “Alimentos”. Introducen las comidas preparadas comercialmente bajo el paraguas de “Comida”, justificándolas como un gasto obligatorio.
Sí, necesitas comida para vivir. No, no necesitas comidas en restaurantes. Los comestibles son un gasto obligatorio, mientras que las comidas preparadas comercialmente son un gasto discrecional.
En la etiqueta de comestibles, puedes incluir productos personales necesarios, como papel higiénico y tampones. No puedes incluir productos personales discrecionales, como cosméticos y cremas faciales costosas (más información sobre ellos en breve).
Busque también formas de ahorrar dinero en la compra de alimentos cada semana. El hecho de que la compra de alimentos represente un gasto obligatorio no significa que tenga que gastar una fortuna. Una de las formas más sencillas es utilizar aplicaciones comoIbottaoObtenga recompensas.
Servicios públicos obligatorios
Necesitas algunos servicios públicos para sobrevivir, pero, una vez más, muchas personas usan esta categoría para justificar el gasto en servicios públicos opcionales.
Necesitas electricidad y gas si tus electrodomésticos funcionan con él. También necesitas agua.
En el mundo actual, todo el mundo también necesita Internet en casa. De manera similar, todos los adultos necesitan un plan para teléfonos inteligentes, aunque se puede ahorrar mucho dinero si se cambia a otro proveedor comoMóvil de menta.
Lo que no necesitas son suscripciones a televisión por cable, líneas telefónicas fijas, servicios de transmisión de video, servicios de transmisión de música, etc. Estos se incluyen en los gastos discrecionales, no en los servicios públicos.
Cuidado de la salud
Todo el mundo necesita un seguro médico. Aunque algunas personas consiguen un excelente seguro médico a través de su empleador, no todos tienen tanta suerte.
Afortunadamente, en el mundo actual existen muchas opciones de seguro médico sin cobertura del empleador.
Si corresponde, incluya en su presupuesto la prima de su seguro médico. Y si paga su propia prima anual o semestralmente, esta también debería ir directamente a su fondo de gastos irregulares.
Los trabajadores que reciben un plan de ahorro con franquicia elevada a través de su empleador también deben presupuestar contribuciones mensuales a una cuenta de ahorros para gastos médicos (HSA). Es necesario reservar lo suficiente para cubrir esa franquicia elevada.
Cuidado de los niños
Los padres de niños pequeños a menudo necesitan presupuestar el cuidado infantil como un gasto obligatorio.
No todo el mundo necesita presupuestar esto, pero cuando lo haces, se vuelve caro rápidamente.
Seguro de vida
No todo el mundo necesita un seguro de vida, pero algunas personas sí.
Si está casado o tiene hijos y los miembros de su familia que le sobrevivan se verían en apuros económicos si algo le sucediera, entonces debería tener un seguro de vida. La cantidad y el tipo de seguro de vida que necesita varían según sus ingresos y sus gastos de subsistencia.
Representa un gasto, por lo que debe estar en tu presupuesto si lo tienes o necesitas comprarlo.
Discrecional
Todo lo demás cae dentro del gasto discrecional.
No existe una cantidad correcta o incorrecta para gastar en ninguno de estos artículos. Gasta tanto o tan poco como quieras. Lo importante es que tengas una intención clara con respecto a estos gastos: que establezcas un presupuesto basado en tus propias prioridades y lo respetes todos los meses.
- Comidas preparadas comercialmenteEstos incluyen comidas en restaurantes, almuerzos de trabajo que no preparas y llevas contigo, comida para llevar, entrega a domicilio y cualquier otra comida que le pagues a otra persona para que te prepare.
- Ropa y accesoriosUna vez pasé un año sin comprar ni una sola prenda de ropa, aunque admito que fue más para demostrarle algo a mi esposa que por cualquier otra cosa, pero eso no importa. Gasta tanto o tan poco como quieras en ropa y accesorios, pero no te engañes pensando que necesitas ese suéter de 100 dólares. Lo que necesitas para sobrevivir probablemente ya lo tengas en tu armario. Incluye también las joyas y los relojes en esta categoría.
- Cosméticos y productos personalesDesde el maquillaje hasta las cremas hidratantes para el rostro, estos también se incluyen en los gastos discrecionales. No intentes incluirlos en la categoría obligatoria de comestibles. Incluya este presupuesto en su lugar.
- Electrónica. El hecho de que necesites un teléfono inteligente no significa que necesites un modelo nuevo y de gama alta. Podrías gastarte fácilmente 50 dólares en un teléfono usado y aprovecharlo durante varios años. Calcula el presupuesto que quieras, pero, una vez más, no te engañes a ti mismo sobre las necesidades frente a los deseos.
- Alcohol y tabacoLos cigarrillos suelen tener un precio que oscila entre 6 y 8 dólares por paquete, según los impuestos especiales de cada estado. Un fumador de un paquete al día que compra cigarrillos a 7 dólares el paquete gasta 2.555 dólares al año en cigarrillos, lo que pone de relieve solo uno de los muchos beneficios financieros de dejar de fumar. La misma lógica se aplica al alcohol. No me malinterpreten, disfruto de una copa de vino con la cena, así que lo tengo en cuenta en mi presupuesto.
- RegalosComo se indicó anteriormente, debe establecer un presupuesto mensual para los regalos y luego transferir ese dinero a su fondo de gastos irregulares cada mes. De lo contrario, puede esperar que las fiestas lo dejen en apuros económicos y endeudado todos los años.
- EntretenimientoEsto cubre todo, desde entradas para conciertos y películas hasta servicios de transmisión de video como Netflix y Hulu y muchos, muchos otros.
- ViajarComo viajera ávida, creo que viajar te enriquece como ser humano y que todos deberían viajar más al extranjero con un presupuesto limitado. Lo que no enriquece es tu cuenta bancaria, así que asegúrate de incluirlo en tu presupuesto y colocarlo en un fondo de viaje separado o en tu fondo de gastos irregulares.
Seguimiento del progreso
En la sección final de la hoja de cálculo de tu presupuesto, agrega una sección de Metas de progreso. Aquí puedes hacer un seguimiento del crecimiento financiero a largo plazo para que tu progreso sea más tangible cada mes.
Después de todo, “crear riqueza” suena terriblemente vago. Ver cómo tu patrimonio neto aumenta cada mes lo hace mucho más real y te da la motivación que necesitas para seguir canalizando dinero hacia ahorros e inversiones en lugar de hacia autos más veloces y ropa más moderna.
Hago un seguimiento de mi tasa de ahorro mensual para asegurarme de alcanzar mi objetivo. La tasa de ahorro es uno de los números más importantes para generar riqueza, por lo que conviene controlarla todos los meses.
También incluyo aquí el patrimonio neto invertible. Mientras que muchas personas simplemente hacen un seguimiento de su patrimonio neto total, yo excluyo el valor líquido de mi casa y de mis automóviles. Ese valor líquido sigue siendo inaccesible sin deuda o sin vender el activo, momento en el que deja de ser valor líquido y se convierte en efectivo. Creo que los activos de inversión ofrecen un retrato más preciso de la riqueza para la mayoría de las personas, y ciertamente para mí. Puedes utilizar herramientas automatizadas como Mintor Personal Capital para que te ayuden a hacer un seguimiento de tu patrimonio neto y no tengas que hacer ningún cálculo tú mismo cada mes.
Por último, hago un seguimiento de mi ratio FI. Como se describió anteriormente, eso simplemente se refiere al porcentaje de mis gastos de vida que puedo cubrir con ingresos pasivos provenientes de inversiones. Si alguna vez soñaste con jubilarte temprano (o jubilarte en algún momento, de hecho), haz un seguimiento de tu ratio FI.
También puede incluir aquí el progreso hacia objetivos específicos. Por ejemplo, supongamos que está intentando ahorrar $15,000 para el pago inicial de su primera vivienda. Utilice esta sección de su presupuesto para hacer un seguimiento de su progreso hacia ese objetivo cada mes.
Plantillas de presupuesto
Como prometí, puedes acceder a mi plantilla básica de presupuesto aquí. No es bonita ni elegante; es simple y funcional. Personalízala para que se ajuste a tus propias necesidades. Por ejemplo, puedes eliminar el gasto de "cuidado de niños" y reemplazarlo por otro gasto exclusivo para ti.
Marqué los campos calculados con sombreado gris claro, para que sepas que ya cuentan con una fórmula automatizada.
Esta plantilla de presupuesto no es la única disponible en línea. Puede encontrar miles de plantillas de presupuesto en línea con una simple búsqueda si la mía no le resulta útil.
También puedes probar herramientas de presupuesto premium comoCaña del timónEn un ingenioso truco de síntesis de datos, Tiller se conecta a sus distintas cuentas bancarias y financieras para agregar automáticamente su historial de transacciones a su presupuesto de Hojas de cálculo de Google.
Cuentas cruciales para la elaboración de presupuestos
La persona promedio debe mantener tres cuentas bancarias básicas: una cuenta corriente gratuita para los gastos diarios, una cuenta de ahorros con intereses altos para su fondo de emergencia y una segunda cuenta de ahorros con intereses altos para gastos irregulares pero inevitables.
- Cuenta de cheques. Utilizas esta cuenta para pagar facturas como el alquiler o la hipoteca y para pagar gastos diarios como la compra de alimentos. Los fondos entran cada día de pago y salen a lo largo del mes a medida que cubres tus gastos diarios. El dinero no se acumula aquí: cada centavo que entra también está destinado a salir.
- Fondo de emergenciaLos gastos de emergencia inesperados aparecen con mucha más frecuencia de lo que cualquiera quiere reconocer. Este mes, es una factura de reparación del techo. El mes que viene, es una factura inesperada del dentista cuando necesitas empastar una caries. En otros seis meses, tu auto se estropea y necesitas $1,000 en reparaciones. A nadie le gusta pagar estas facturas, pero aun así necesitas presupuestarlas. Si no tienes un fondo de emergencia establecido, crea uno hoy mismo a través de un banco en línea comoVaro.
- Fondo de Gastos IrregularesA diferencia de su fondo de emergencia, los gastos irregulares ocurren con la suficiente frecuencia como para incluirlos en un presupuesto específico, pero no se realizan todos los meses. Los regalos, por ejemplo, representan gastos irregulares. En el transcurso de un año determinado, probablemente gaste cientos, tal vez miles de dólares en regalos de Navidad, regalos de cumpleaños, regalos de boda y regalos de baby shower. Estos pueden arruinar su presupuesto si no los incluye como una partida y los presupuesta. Cuando necesite comprar un regalo o pagar una factura de seguro semestral o algún otro gasto no mensual, puede recurrir a su cuenta de gastos irregulares.
Tenga en cuenta que estas tres cuentas solo representan las cuentas bancarias habituales que necesita. Las cuentas de inversión (como una cuenta de corretaje, una IRA, una IRA Roth, un plan 401(k), un plan 529 o ESA y una HSA) satisfacen un conjunto de necesidades completamente diferente.
Palabra final
A primera vista, la elaboración de presupuestos puede parecer un problema de matemáticas, pero en realidad es un problema de mentalidad y de disciplina.
No calcules tu presupuesto tratando de ahorrar unos cuantos centavos aquí y allá. En lugar de eso, analiza tus gastos y pregúntate cómo puedes cambiar tu estilo de vida para vivir sin ciertos costos.
Algunos de esos cambios suelen resultar fáciles, como reemplazar una suscripción de televisión por cable de $100 por una suscripción de transmisión de video de $10. Pero los cambios que tienen el mayor impacto en su presupuesto son los que requieren un mayor cambio en el estilo de vida.
Analice minuciosamente cada gasto de su presupuesto. Sí, la mayoría de las personas se concentran en reducir los gastos discrecionales, y estos son un excelente punto de partida. Pero los tres gastos más importantes (vivienda, transporte y comida) suelen representar entre dos tercios y tres cuartos del presupuesto de los estadounidenses, por lo que ofrecen el mayor potencial de ahorro. Considere la posibilidad de reducir el pago de su vivienda mediante la piratería de la vivienda, deshaciéndose de uno de los autos de su familia o limitándose a una comida preparada comercialmente por mes.
Ningún gasto debería ser sagrado. Seleccione sus gastos con cuidado. Cuanto más dinero pueda destinar a los ahorros, más fácil será generar riqueza y diseñar su propia vida perfecta.
¿Cómo has estructurado tu presupuesto? ¿Dónde encuentras los lugares más fáciles y efectivos para ahorrar dinero?
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